Настройки работников

«Настройки работников» — это список работников и пользователей компании. Здесь вы добавляете новых работников, изменяете их данные, данные для входа и роли, а также архивируете уволившихся работников. Страницей пользуются пользователи с ролями «Администратор» и «Персонал».

Структура страницы

• Вверху находятся кнопки «Добавить нового работника» и «Добавить из файла». Справа можно выбрать, показывать «Активный список» или «Архивированный список».
• Над таблицей находятся поле поиска «Фильтр…» и значки «открыть в Excel», «открыть как файл PDF», «Отправить на электронную почту», «установить вид» (какие столбцы показывать; красное число показывает, сколько столбцов скрыто) и «Массовое изменение параметров».
• В таблице есть столбцы «ID», «Имя пользователя», «Имя», «Фамилия», «Профессия», «Подразделение / отдел», «Руководитель», «Эл. почта», «Телефон», «Внешний ID / ID 2», «Роли», «Требуется GPS (в телефоне)», «Тип отслеживания времени» и «Почасовая ставка». Значком воронки в заголовке столбца можно отфильтровать таблицу по значениям этого столбца, а стрелками — отсортировать её.
• В столбце «Действия» в каждой строке есть три кнопки: корзина («Удалить»), кнопка с двумя стрелками («Переключиться на пользователя») и карандаш («Изменить»). Щелчок по строке работника также открывает форму работника.

Как добавить нового работника

1. Нажмите «Добавить нового работника».
2. Введите «Имя» и «Фамилия», а также дважды «Пароль» (не менее 6 символов). Имя пользователя создаётся из имени автоматически.
3. При желании выберите «Профессия», «Руководитель», «Тип работы по умолчанию», «Основная машина» и «Подразделение / отдел», а также введите «Эл. почта» и «Телефон».
4. Если у работника есть адрес электронной почты и отмечено «Отправить инструкцию по входу на эл. почту», ему отправляется письмо с инструкцией по входу и ссылками для загрузки мобильного приложения на выбранном «Язык общения». Если адреса электронной почты нет, сообщите имя пользователя и пароль работнику самостоятельно.
5. Нажмите «Сохранить и закрыть». Роли, данные для входа и файлы можно добавить после сохранения основных данных.

Добавлять нового работника может только «Администратор». Новый работник всегда получает роль «Пользователь»; другие роли добавляются на вкладке «Роли».

Как добавить работников из файла

1. Нажмите «Добавить из файла» и «Выберите файл». Поддерживаются файлы Excel (xls, xlsx), OpenDocument (ods) и текстовые файлы с разделителями-запятыми (csv). Отметьте «Файл имеет строку заголовка», если в первой строке файла находятся названия столбцов.
2. Над каждым столбцом выберите поле, в которое попадают данные этого столбца. Обязательные поля: «Имя», «Фамилия» и «Пароль».
3. Проверьте предварительный просмотр. Цвет фона ячеек показывает проблемы: красный означает пустое обязательное поле, оранжевый — неверный тип данных, жёлтый — новое значение, которое будет создано (например, новая профессия или отдел), а синий — значение, которое не найдено и заменяется значением по умолчанию.
4. Нажмите «Сохранить». В столбце «Результат импорта» показан результат по каждой строке.

Каждая строка файла добавляет нового работника; существующие работники из файла не обновляются. Инструкции по входу отправляются работникам, добавленным из файла, если у них есть адрес электронной почты и это включено в «Настройки компании».

Форма работника

Основные данные

• «Профессия», «Подразделение / отдел», «Почасовая ставка» и «Рабочая нагрузка (%)» действуют с «Дата модификации» (по умолчанию сегодня). Выполненные с этой даты работы привязываются к новым значениям; более ранние работы сохраняют прежние. Изменения отображаются на вкладке «История рабочего места».
• «Видимость календаря (графика)» определяет, чей график работник может видеть. Значение компании по умолчанию задаётся в «Настройки компании».
• «Интервал GPS (мин)» и «Требуется GPS (в телефоне)» управляют тем, как местоположение работника записывается в мобильном приложении.
• «Персональный код» блокируется, когда он подтверждён («Подтвержден?»); подтверждённый персональный код может изменить только Terake.
• «Дата начала трудового договора» и «Дата окончания трудового договора» — срок действия трудового договора.
• «Бригадир может запускать/завершать работу» позволяет пользователю с ролью «Бригадир» изменять данные этого работника.
• «Архивировано» переносит работника в архивированный список. Когда работник архивируется, его связи с руководителями, отделами, бригадами, группами и утверждающими удаляются, а его PIN-, RFID- и NFC-коды стираются.
• В форме существующего работника есть кнопка «Отправить инструкцию по входу на эл. почту», с помощью которой можно отправить инструкции позже, например, если адрес электронной почты был добавлен после создания работника.

Роли

Вкладка видна пользователям с ролями «Администратор» и «Персонал». Отметьте роли работника и нажмите «Сохранить роли». Значение ролей описано ниже. В зависимости от ролей на вкладке также есть:

• «Члены бригады» (с ролью «Бригадир»): работники, работы которых бригадир может запускать и останавливать в мобильном приложении. Сохраните кнопкой «Сохранить членов бригады».
• «Утверждаемые работники» (с ролью «Утверждающий»): работники, работы которых утверждающий может изменять и подтверждать. Сохраните кнопкой «Сохранить утверждаемых работников».
• «Заявители PRIA», сельскохозяйственные годы и «Поле» (с ролью «Сотрудник PRIA»): каких заявителей, сельскохозяйственные годы и поля пользователь может видеть. Если ничего не выбрано, показываются все. Сохраните кнопкой «Сохранить заявителей PRIA».
• «Подчиненные»: работники, для которых этот работник является «Руководитель» (только просмотр).

Данные для входа

• «Изменить пароль»: новый пароль (не менее 6 символов). Пароль другого работника может изменить «Администратор».
• «Изменить имя пользователя»: имя пользователя должно содержать не менее 6 символов и хотя бы одну букву, а также не должно содержать пробелов и букв с диакритическими знаками.
• «Создать новый пин»: создаёт для работника новый четырёхзначный PIN-код, которого нет ни у одного другого работника компании.
• «RFID-код» и «NFC-код» сохраняются кнопками «Обновить RFID» и «Обновить NFC».

История рабочего места, Файлы и Журнал

• «История рабочего места» показывает периоды, в которые действовали профессия, отдел, почасовая ставка и рабочая нагрузка работника. Карандашом можно изменить начало периода и его значения. Ниже находится «Суммированное рабочее время»: периоды учёта суммированного рабочего времени («Длительность периода (месяцы)», «Нормочасов»).
• «Файлы» предназначены для документов, связанных с работником (например, договоров, сертификатов).
• «Журнал» показывает, кто и когда изменил данные работника, а также когда работник последний раз был онлайн в мобильном приложении.

Как изменить данные нескольких работников одновременно

1. Отметьте работников в левом столбце таблицы.
2. Нажмите значок «Массовое изменение параметров». В окне показано «Количество записей».
3. Отметьте поля, которые нужно изменить (например, «Профессия», «Подразделение / отдел», «Руководитель», «Почасовая ставка», «Видимость календаря (графика)», «Требуется GPS (в телефоне)», «Архивировано» или «Создать новый пин»), выберите новые значения и нажмите «Сохранить и закрыть».

Переключиться на пользователя

«Администратор» может с помощью кнопки с двумя стрелками продолжить работу от имени другого работника и увидеть Terake так, как его видит этот работник (вопрос «Продолжить как другой пользователь?»). Изменения, сделанные в это время, записываются в журнал с именем администратора.

Роли и права

Если у работника несколько ролей, их права суммируются. Роли определяют, какие пункты меню видит пользователь и какие данные он может изменять.

• «Пользователь» есть у каждого работника. Такие работники пользуются мобильным приложением и видят свои данные. Они могут изменять свои работы, пока работы не подтверждены.
• «Администратор» видит также меню «Администратор» и может изменять в компании всё. Только администратор может добавлять новых работников, изменять пароли и имена пользователей других работников, изменять настройки компании и интеграции («Настройки компании», «Интеграции») и использовать кнопку «Переключиться на пользователя». Он также может изменять работы, подтверждённые более 30 дней назад.
• «Наблюдатель» видит меню «Работа», «Планирование», «Отчеты» и «Модуль полей» и работы всех работников, но не видит меню «Администратор». Сама по себе эта роль не даёт права добавлять или изменять данные. Она подходит, например, аудитору или руководителю-наблюдателю.
• «Утверждающий» видит меню «Работа» и «Планирование». Он может изменять и подтверждать работы работников, отмеченных как утверждаемые на его вкладке «Роли», а также работы без работника.
• «Руководитель проекта» видит «Информация в реальном времени», «Подробный вид», «Утверждение» и пункты меню планирования, включая «Проекты». Он может изменять работы без проекта. Руководитель проекта может изменять работы своего проекта. Роль добавляется работнику автоматически, когда он назначается руководителем проекта.
• «Персонал» видит пункт меню «Настройки работников» в разделе «Администратор» и вкладку «Роли» в форме работника. Он может назначать работникам роли, включая роль «Администратор», поэтому давайте эту роль только человеку, которому вы доверяете.
• «Опытный пользователь» видит «Информация в реальном времени» и пункты меню планирования. Он может изменять все работы независимо от подтверждения и от того, кто кому подчиняется. В разделе «Быстрое добавление» верхней панели меню у него больше вариантов, чем у обычного пользователя.
• «Обслуживание машин» видит меню «Обслуживание». Он может изменять неисправности и работы по обслуживанию и, в соответствии с правами роли, машины и материалы.
• «Диспетчер» видит меню «Отчеты». Он может изменять неисправности и работы по обслуживанию и, в соответствии с правами роли, машины и заправки. Диспетчеру отправляются уведомления о машинах (неисправности, сроки обслуживания, события календаря).
• «Бухгалтер» видит меню «Отчеты» и в разделе «Администратор» пункты меню «Завершенные работы», «Заправки», «Настройки заправки», «Транспорт», «Перевозка урожая» (в сельскохозяйственной компании) и «Подписанные документы».
• «Агроном» видит меню «Планирование», «Отчеты» и «Модуль полей». Он может изменять культуры, образцы почвы и полевые работы, связанные с сельскохозяйственным годом, а также, в соответствии с правами роли, рабочие объекты (включая поля) и материалы.
• «Сотрудник PRIA» видит только меню «Модуль PRIA» и находящийся в нём журнал полей. Он ничего не может изменять и видит только тех заявителей, сельскохозяйственные годы и поля, которые назначены ему на вкладке «Роли». Роль предназначена для сотрудника Департамента регистров и информации сельского хозяйства (PRIA), осуществляющего надзор.
• «Бригадир» может запускать и останавливать работы членов своей бригады в мобильном приложении и изменять данные работников, у которых отмечено «Бригадир может запускать/завершать работу».
• «Самостоятельный планировщик» видит пункты меню планирования и свои задачи в планировании.
• «Управление складом» видит меню «Склад».
• «Api (внешняя IT-система)» предназначена для пользователя, через которого другая информационная система обменивается данными с Terake.

Некоторые права не зависят от роли:

• «Руководитель» работника может изменять данные и работы работников, которыми он руководит.
• Если в «Настройки компании» отмечено «Пользователи по умолчанию имеют право создавать», пользователи могут добавлять новые записи в поля выбора (например, рабочий объект, машина, клиент) и изменять и удалять добавленную ими самими запись в течение 48 часов. Это не относится к ролям «Наблюдатель» и «Сотрудник PRIA».
• Машину может изменять «Ответственное лицо» машины. «Ответственный за техническое обслуживание» может изменять неисправности этой машины.
• Работу, подтверждённую более 30 дней назад, могут изменять только «Администратор» и «Опытный пользователь» (а полевые работы, связанные с сельскохозяйственным годом, также «Агроном»).

Советы

• Не удаляйте уволившегося работника; вместо этого архивируйте его, чтобы его работы остались в отчётах.
• Если профессия или почасовая ставка работника изменилась задним числом, перед сохранением выберите правильную «Дата модификации», чтобы в отчётах использовались правильные значения.
• Значения по умолчанию для новых работников (отправка инструкций по входу, язык общения, видимость графика) находятся на странице Настройки компании.
• Об изменении и подтверждении работ читайте на странице Завершенные работы.