Ettevõtte seaded

Lehel „Ettevõtte seaded” muudab administraator ettevõtte põhiandmeid, uute töötajate vaikimisi väärtusi, tööpäeva seadeid (norm- ja ületunnid, automaatsed pausid) ning hoiab ettevõtte faile. Leht näitab ka ettevõtte kasutusstatistikat valitud perioodil.

Lehe ülesehitus

• Ülal perioodi valik: kiirnupud (näiteks „Eelmine kuu”, „Jooksev kuu”) või algus- ja lõppkuupäev, seejärel nupp „Näita”. Periood võib olla kuni 366 päeva pikk, pikema perioodi korral näidatakse teadet „Maksimaalne lubatud periood on 366 päeva”.
• Tabelis on üks rida, sinu ettevõte, veergudega „Ettevõte”, „Reg number”, „Töid” (perioodil tehtud tööde arv), „Rap.töötajaid” (perioodil töid raporteerinud töötajad), „Töötajaid”, „Firma registreerimise aeg” ja kasutatud failimaht megabaitides.
• Tabeli kohal on otsinguväli ning nupud tabeli allalaadimiseks Exceli või PDF-failina ja veergude valimiseks.
• Seadete muutmiseks klõpsa ettevõtte real. Avaneb aken „Muuda ettevõtte seadeid” vahelehtedega „Põhiandmed”, „Konto andmed”, „Failid”, „Tööpäeva seaded” ja „Seadmed”.

Kuidas ettevõtte seadeid muuta

1. Klõpsa tabelis ettevõtte real.
2. Vali vaheleht ja muuda vajalikud väljad (vt allpool).
3. Vajuta „Salvesta”, kui soovid aknas edasi töötada, või „Salvesta ja sule”. „Sulge” sulgeb akna muudatusi salvestamata.

Kohustuslikud väljad on tähistatud tärniga: „Nimi”, „Riik” ja „Ettevõtte tüüp”. Akna allosas on näha ettevõtte lisamise aeg („Lisatud”).

Vaheleht „Põhiandmed”

• „Nimi” ja „Reg number”: kasutatakse ettevõttest välja saadetavates e-kirjades.
• „Riik”: selle järgi arvestatakse riigipühi.
• „Valuuta”: valuuta kood, mida näidatakse aruannetes.
• „Ettevõtte tüüp”: põllumajandusettevõttele lisanduvad põllumajandusega seotud menüüd ja seaded.

Vaikimisi väärtused uute töötajate lisamisel

• „Saada sisse logimise juhend e-mailile”: kui see on märgitud, saavad uued töötajad, kellel on e-posti aadress, lisamisel või failist importimisel e-kirja sisselogimise juhendi ja mobiilirakenduse allalaadimise linkidega. Juhendi saab hiljem saata ka töötaja vormilt samanimelise nupuga.
• „Suhtluskeel”: selles keeles saadetakse töötajatele teavitused ja e-kirjad.
• „Kalender (graafik) on nähtav”: kelle töögraafikut töötajad näevad. Seda saab iga töötaja jaoks eraldi muuta lehel Töötajate seaded.

Täiendavad seaded

• „Plaani lisainfo kuvamine põlluraamatus” ja „Töö lisainfo kuvamine põlluraamatus” (ainult põllumajandusettevõttel): kas põlluraamatus näidatakse plaanide ja tööde lisainfot.
• „Töötajate nimede näitamine perenimi eespool”.
• „Kasutajatel on vaikimisi lisamise õigus”: kasutajad saavad valikuväljadesse (näiteks tööobjekt, masin, klient) uusi kirjeid lisada ning enda lisatud kirjet 48 tunni jooksul muuta ja kustutada.

Vaheleht „Konto andmed”

Siin on konto ja arvelduse info: „Kõik arved on tasutud”, „Testiperioodi pikkus (päevades)”, kas registrinumber on kontrollitud, üleslaetava faili suurim lubatud maht (1–20 MB) ja ettevõtte kasutatud failimaht. Neid välju muudab Terake, administraator näeb neid ainult lugemiseks.

Vaheleht „Failid”

Siin hoiad ettevõtte üldisi faile, näiteks lepinguid või juhendeid. Nimekirjas on faili lisamise aeg, nimi, suurus megabaitides, „Dokumendi tüüp” ja lisaja. Vahelehe ülaosas on näha ettevõtte kasutatud failimaht.

1. Vajuta „Lisa uus fail”.
2. Vajuta „Vali fail” ja vali arvutist fail. Aknas näed faili nime ja suurust.
3. Vali soovi korral „Dokumendi tüüp”.
4. Vajuta „Laadi fail”.

Kui fail on suurem kui konto lubatud maht, näidatakse suuruse juures „suurim lubatud on …” ja nupp „Laadi fail” ei ole vajutatav. Pildi saab vaadata pildiikooniga, muu faili alla laadida failiikooniga. Faili kustutamiseks vajuta prügikasti ikooni.

Vaheleht „Tööpäeva seaded”

Need seaded mõjutavad tööaja arvestust ja automaatseid protsesse, mis muudavad tööde kestust. Norm- ja ületundide salvestamiseks vajuta samal vahelehel „Salvesta”.

„Normtunde päevas”: tööpäeva normtundide arv, mille järgi arvestatakse perioodi normtunde (riigipühade eelsete lühendatud päevadega) ja eristatakse tööaja aruannetes normtunde ületundidest. Võib sisestada komaga arvu, näiteks 8,5 tähendab 8 tundi ja 30 minutit.

„Ületunde päevas”: kui täidetud on nii „Normtunde päevas” kui ka „Ületunde päevas” (näiteks 8 + 4), lõpetab Terake käima jäänud tööd, mis on alanud rohkem kui 24 tundi tagasi, nii, et töö kestuseks saab normtundide ja ületundide summa. Näiteks 8 + 4 korral lõpetatakse töö 12 tundi pärast algust. Kui üks neist väljadest on tühi, pannakse käima jäänud töö kestuseks 24 tundi.

Automaatne lõpetamine käivitub iga 4 tunni tagant ja leiab tööd, mis on alanud üle 24 tunni tagasi ning on lõpetamata. Nii jõuab töötaja telefon, mis oli vahepeal levist väljas, saata töö õige lõpuaja. Kahe käivituse vahel võib „Reaalaja info” all olla töö ajutiselt näha kuni 28 tunni pikkusena, kuid automaatne lõpetamine paneb sellele ikkagi ülal kirjeldatud kestuse.

Kui töö on alustatud graafikust, pannakse automaatsel lõpetamisel töö kestuseks graafikus ette nähtud kestus ja tööle lisatakse graafikus olnud paus. Näiteks kui graafiku järgi oli töö 8:00–17:00, töö alustati 8:11 ja jäeti lõpetamata, lõpetab Terake selle töö kell 17:11.

„Pausid”: tööpäeva reeglid, mille järgi lisatakse töödele automaatselt puuduv paus. Uue reegli lisamiseks vajuta „Uus”, olemasolevat muuda pliiatsiga. Reeglil on väljad:

• „Üksus / osakond” ja „Töötaja grupp”: kelle kohta reegel kehtib. Kui mõlemad on tühjad, kehtib reegel kogu ettevõttes. Töötajale valitakse esmalt tema töötajagrupi reegel, siis osakonna reegel ja siis ettevõtte reegel.
• „Tööpäeva kestus”: reegel rakendub, kui töötaja päeva tööd koos pausidega kestavad sellest kauem. Kui sobivaid reegleid on mitu, kasutatakse pikima „Tööpäeva kestus” väärtusega reeglit.
• „Pauside kestus”: nii palju pausi peab päevas kokku olema. Puuduv paus jagatakse tööde vahel nende kestuse järgi (alla 30-minutilistele töödele pausi ei lisata).
• „Min. tööpäeva kestus”: pausi ei lisata rohkem, kui tööaeg selle väärtuse alla langeks.
• „Täida tühimikud pausiga”: tööde vahelised üle 5-minutilised tühimikud muudetakse pausiks, pikendades eelmist tööd.

Pausid lisatakse igal öösel eelmiste päevade lõpetatud ja kinnitamata töödele, viimased kolm päeva vaadatakse igal ööl uuesti üle. Kinnitatud töid see ei muuda. Automaatselt lisatud paus ja automaatne lõpetamine on näha töö logis.

Täpsemalt automaatsetest protsessidest: Automaatsed töö kestust mõjutavad protsessid ja Automaatsed protsessid.

Vaheleht „Seadmed”

Vahelehel on ettevõtte mobiilseadmete nimekiri, millega Terake mobiilirakendust kasutatakse: seadme nimi, tootja ja mudel koos Androidi versiooniga, rakenduse versioon, „Seerianumber”, „Töötaja” ja „Muudatuse kuupäev”. Nimekirjast näed näiteks, kes kasutab veel rakenduse vana versiooni.

Kuidas ettevõtte kontot kustutada

1. Vajuta vahelehel „Põhiandmed” nuppu „Kustuta”.
2. Kinnitusaknas on küsimus „Sa oled kustutamas ettevõtte kõiki andmeid. Oled sa ikka kindel?”. Vajuta „Kustuta”.

Kustutamisel kustutatakse kõik ettevõtte teised töötajad ja lõpetatakse käimasolevad tööd. Ettevõtte andmed kustutatakse lõplikult 180 päeva pärast. Kuni selleni näeb kustutaja sisselogimisel teadet „Ettevõtte konto on kustutatud” ja saab nupuga „Taasta ettevõtte konto” konto taastada, kuid kustutatud töötajad jäävad kustutatuks.

Kes näeb ja kes saab muuta

Lehte näeb ja ettevõtte seadeid muudab „Administraator”, ainult oma ettevõtte kohta. Vahelehe „Konto andmed” välju muudab Terake. Ettevõtte kontot saab kustutada administraator.

Nõuanded

• Kui töötajad unustavad töid lõpetada, täida „Normtunde päevas” ja „Ületunde päevas”, siis ei jää lõpetamata töö 24 tunni pikkuseks.
• Töötajate rollid, osakonnad ja graafiku nähtavus määratakse lehel Töötajate seaded.
• Integratsioonide seaded (tanklad, telemeetria, raamatupidamine) on lehel Integratsioonid.