Добро пожаловать в Terake

Terake — это система учета работ и рабочего времени. Работники начинают и заканчивают работы в мобильном приложении, руководитель в реальном времени видит, кто чем занят, а рабочие часы, машины, материалы и затраты попадают в отчеты без ручного переписывания. Одной и той же системой пользуются очень разные компании: в строительстве, на транспорте, в обслуживании, на производстве, в сфере услуг и в сельском хозяйстве.

Начать просто: сначала вы описываете компанию, затем добавляете работников, машины и места работы и приглашаете работников пользоваться приложением. Шаги ниже приведены в рекомендуемом порядке; шаги с 1 по 6 обязательны, остальные вы выполняете по мере необходимости.

Для всех настроек нужна роль «Администратор».

1. Проверьте настройки компании

Откройте в меню «Администратор» страницу Настройки компании и нажмите на строку компании. На вкладке «Основные данные» проверьте название компании, страну (по ней учитываются праздничные дни), валюту и тип компании. Отметьте также «Отправить инструкцию по входу на эл. почту» и выберите «Язык общения»: тогда новые работники при добавлении автоматически получат письмо со ссылками для загрузки приложения.

На вкладке «Настройки рабочего дня» введите «Нормочасов в день» и «Сверхурочные часы в день». Они используются в учете рабочего времени, и по ним Terake завершает работу, которую работник забыл закончить. При желании добавьте там правила автоматических пауз, см. Автоматические процессы.

2. Добавьте типы работ

Тип работы показывает, какая работа выполняется (например, «Монтаж», «Поездка», «Обслуживание» или «Совещание»). Работник выбирает его при начале работы, поэтому составьте список так, чтобы каждый работник мог пользоваться им без помощи. В Terake уже есть несколько общих типов работ, остальные добавьте сами на странице Типы работ. Почасовую ставку можно добавить сразу или позже.

3. Добавьте работников

Работник — это любой, кто выполняет работы в Terake или просматривает ее данные. Работники добавляются на странице Настройки работников:

• По одному: нажмите «Добавить нового работника», введите имя, пароль (не менее 6 символов) и адрес электронной почты.
• Из файла: если работников много, нажмите «Добавить из файла» и выберите файл Excel или csv. Terake показывает предварительный просмотр и помечает проблемные ячейки цветом, прежде чем что-либо сохранится.

Каждый новый работник автоматически получает роль «Пользователь», с которой он может работать в мобильном приложении и видеть свои работы. Руководителям и другим добавьте нужные роли на вкладке «Роли» формы работника, например «Утверждающий» для утверждения работ, «Персонал» для управления работниками или «Диспетчер». Значение ролей описано в Глоссарии. Если у работника указан руководитель, руководитель видит и утверждает его работы.

Профессии, подразделения и группы работников в начале не нужны: добавьте их позже, когда начнете делить отчеты по ним (Профессии, Отделы).

4. Добавьте машины и оборудование

Если в работах используются машины, транспортные средства или оборудование, добавьте их на странице Машины и оборудование по одному или из файла. Нужны как минимум название и тип оборудования; регистрационный номер позже поможет связать машину с заправками и телеметрией. Отметьте, является ли машина основной машиной, орудием или единицей обслуживания. Типы оборудования описываются на странице Типы оборудования. Если машины не используются, пропустите этот шаг.

5. Добавьте рабочие объекты и клиентов

Рабочий объект — это место, где или над чем выполняется работа: строительный объект, здание, склад, адрес или обслуживаемое устройство. Добавьте их на странице Рабочие объекты по одному или из файла. При вводе адреса Terake определяет координаты, и объект появляется на карте; это затем используется, в частности, для проверки местоположения работы и для автоматической привязки работы к объекту. Если работы выполняются для клиентов, добавьте также Клиенты и партнеры. И то и другое необязательно: работу можно начать и без объекта и клиента.

Для сельскохозяйственного типа компании добавляется меню «Модуль полей», где описываются поля и данные полевых работ; оно не входит в основные шаги начала работы.

6. Пригласите работников пользоваться приложением

Работники начинают и заканчивают работы в мобильном приложении Terake Worker.

1. Если при добавлении работника была отмечена опция «Отправить инструкцию по входу на эл. почту» и у работника есть адрес электронной почты, он получит письмо со ссылками для загрузки приложения и сможет сам создать себе пароль. Позже письмо можно отправить повторно из формы работника кнопкой с тем же названием.
2. Если адреса электронной почты нет, сообщите работнику имя пользователя и пароль сами.
3. Работник загружает приложение, входит и выбирает тип работы (при необходимости также рабочий объект, машину и т. д.), чтобы начать работу. Принцип тот же, что на странице Начать работу, которой можно пользоваться на компьютере в веб-версии.

В первые дни попросите работников использовать последнюю версию приложения и разрешить на телефоне службы геолокации, если компания хочет регистрировать местоположение работы. Работники, у которых телефон некоторое время находится вне зоны связи, отправляют данные, когда связь возвращается.

7. Посмотрите, как работа попадает в систему

Когда первый работник начал работу, вы сразу видите ее на странице Информация в реальном времени. Завершенная работа появляется на странице Утверждение, где руководитель проверяет и утверждает ее. После утверждения работа попадает в учет рабочего времени: Таблица рабочего времени, Статистика и отчеты. Все работы, в том числе неутвержденные, видны на странице Подробный вид.

Работник, забывший завершить работу, не нарушает учет: Terake сама завершает оставшуюся незавершенной работу, см. Автоматические процессы, влияющие на продолжительность работы.

Что делать дальше

• Планирование: задачи в календаре, графики работы и отпуска в меню Планирование.
• Центры затрат и проекты, если вы хотите распределять затраты: Центры затрат и Проекты.
• Отчеты: использование материалов, транспорт, заправка и другие сводки в меню Отчеты.
• Обслуживание и неисправности: планирование обслуживания машин и учет неисправностей в меню Обслуживание.
• Интеграции: телеметрия, загрузка заправок, бухгалтерия и TTKI Налогово-таможенного департамента Эстонии на странице Интеграции.
• Глоссарий: объяснения терминов Terake находятся в Глоссарии.

Справка по каждой странице доступна также по кнопке «Помощь», которая открывает руководство этой страницы. Если возникли трудности, напишите на info@terake.com.

Найдите свою тему в меню выше.