Haldamise koondleht

„Haldamise koondleht” koondab ettevõtte põhiandmed ehk valikud, mida Terakeses tööde registreerimisel, planeerimisel ja aruannetes kasutatakse: materjalid, masinad ja seadmed, tööde nimed, kliendid, tööobjektid, kulukohad, ametid, piirkonnad jne. Lehte kasutab administraator ettevõtte seadistamiseks ja valikute korrashoidmiseks. See juhend kirjeldab ka nimekirjalehtede ühist tööviisi; iga nimekirja enda juhend kirjeldab ainult selle välju ja reegleid.

Lehe ülesehitus

Iga põhiandmete liik on koondlehel eraldi kaart. Kaardil on:

• pealkiri (nt „Materjalid”, „Tööde nimed”, „Kliendid ja partnerid”); pealkirjal või nupul „Näita tabelina” klõpsates avaneb selle liigi nimekirjaleht;
• nupp „Peida”, mis eemaldab kaardi koondlehelt (küsib kinnitust „Kas oled kindel?”);
• otsinguväli „Otsingufraas” ja kirjete lühinimekiri. Kui kirjeid on palju, näidatakse osa ja all on teade „Kuvatud vaid osa. Kasuta otsimist.”;
• nupp „Lisa uus”, mis avab uue kirje vormi.

Kirje järel hallis kirjas olev @ettevõtte nimi tähendab, et kirje kuulub teisele ettevõttele, näiteks Terakese ühine valik või partneri jagatud kirje. Seda saad kasutada, kuid mitte muuta.

Paremal üleval olev nupp „Kuva seaded” avab akna „Kuvatavad andmeväljad”: märgi kaardid, mida koondlehel näha soovid, ja vajuta „Salvesta ja sule”. Nii saad ka peidetud kaardi tagasi tuua. Kaart „Kultuurid” on ainult põllumajandusettevõtetel.

Kuidas kirjet koondlehel lisada või muuta

1. Leia kirje kaardilt, vajadusel kirjuta osa nimest väljale „Otsingufraas”.
2. Klõpsa kirjel. Avaneb muutmise aken, uue kirje jaoks vajuta kaardil „Lisa uus”.
3. Täida väljad. Tärniga (*) väljad on kohustuslikud.
4. Vajuta „Salvesta” (aken jääb lahti) või „Salvesta ja sule”.

Muutmise akna päises olev nupp „Help” avab selle kirjeliigi juhendi. Projekti klõpsamisel avaneb aken asemel leht „Projektid”.

Nimekirjalehtede ühine tööviis

Kõigil koondlehelt avanevatel nimekirjalehtedel (nt „Materjalid”, „Masinad ja seadmed”, „Tööde nimed”) on sama ülesehitus.

Nupud ja nimekirjad

• Lisa uus … (nt „Lisa uus materjal”) avab uue kirje vormi.
• „Lisa failist” laadib kirjed Exceli failist (vt allpool). Nupp on lehtedel, kus failist laadimine on võimalik.
• Rippmenüüst „Aktiivne nimekiri” saad valida „Arhiveeritud nimekiri”. Arhiveeritud nimekirjas on arhiveeritud kirjed ja ka viimase 30 päeva jooksul kustutatud kirjed. Rippmenüü on ainult lehtedel, kus kirjeid saab arhiveerida.

Tabeli tööriistad

• Väli „Filter…” otsib tabelist kõigist veergudest.
• Veeru pealkirja lehtri ikooniga filtreerid veeru väärtusi, noolega sorteerid. Kui filter on peal, kuvatakse kollane rida „Aktiivsed filtrid”.
• Ikoonid tabeli kohal: „ava Excelis”, „ava PDF failina”, „Saada e-mailile” ja „seadista vaade” (vali kuvatavad veerud; punane arv näitab peidetud veergude arvu). Masinatel, materjalidel, tööde nimedel, vahetustel ja projektidel on ka „Genereeri QR koodidega PDF”.
• „Parameetrite hulgimuutmine” (pliiatsiga ikoon) muudab korraga kõiki tabelis linnukesega märgitud ridu. Aknas „Kirjete arv” näitab valitud ridade arvu; märgi linnuke nende väljade ees, mida soovid muuta, ja sisesta uus väärtus. Selle abil saab ka mitu kirjet korraga arhiveerida („Arhiveeritud”) või kustutada („Kustutatud”).

Kirje muutmine, arhiveerimine ja kustutamine

• Oma ettevõtte kirje muutmiseks klõpsa tabeli real. Avaneb sama aken nagu koondlehel, all nupud „Kustuta”, „Sulge”, „Salvesta” ja „Salvesta ja sule”. Mõnel lehel on rea alguses ka nupud „Muuda” ja „Kustuta”.
• Arhiveerimine peidab kirje valikutest ja aktiivsest nimekirjast, kuid varem tehtud tööde ja aruannete juures jääb see alles. Oma kirje arhiveerid vormil märkega „Arhiveeritud” (kus see on) või hulgimuutmisega.
• Teise ettevõtte kirjet (nt Terakese ühine valik) muuta ei saa, kuid saad selle oma ettevõtte jaoks arhiveerida: vajuta rea alguses nuppu „Arhiveeri” või klõpsa real ja kinnita „Kas arhiveerida?”. Teiste ettevõtete jaoks jääb kirje alles. Arhiveeritud nimekirjas samal real klõpsates küsitakse „Kas taastada?”.
• Kustutamine eemaldab kirje nimekirjadest ja valikutest. Kustutatud kirje on 30 päeva arhiveeritud nimekirjas; selle taastamiseks märgi rida ja eemalda hulgimuutmises märked „Kustutatud” ja „Arhiveeritud”. Kui kirjet on töödes juba kasutatud, on tavaliselt parem see arhiveerida.
• Vormil olev „Uuenda jagamisi” avab akna „Jaga partneritega”: märgi partnerid, kellega kirjet jagad, ja vajuta „Uuenda jagamisi”. Partnerid lisatakse lehel Kliendid ja partnerid.

Valikuväljade kõrval olevad nupud

Paljudel vormidel on valikuvälja (nt „Materjali tüüp”, „Piirkond”, „Klient”) kõrval pliiatsi- ja plussnupp. Pliiatsiga muudad valitud kirjet, plussiga lisad uue kirje otse vormilt, ilma koondlehele minemata.

Kuidas kirjeid failist laadida

1. Ava nimekirjaleht ja vajuta „Lisa failist”.
2. Vajuta „Vali fail” ja vali Exceli fail. Loetakse alati faili esimest lehte.
3. Kui faili esimene rida on pealkirjarida, jäta märge „Failil on päiserida” peale.
4. Rea „Vali väljad:” igas veerus vali, millist välja see veerg sisaldab. Pealkirjade järgi pakub Terake sobiva välja ise. Kuni mõni kohustuslik väli on valimata, näitab leht teadet „Kohustuslikud väljad:” koos puuduvate väljadega; kui kõik on valitud, on teade „Kohustuslikud väljad on valitud”.
5. Vaata üle lahtrite taustavärvid (vt allpool) ja vajuta „Salvesta”. Aken „Edenemine” näitab laadimise käiku, veerg „Laadimise tulemus” iga rea tulemust.
6. Nimekirja naasmiseks vajuta „Aktiivne nimekiri”.

Laadimise eel kontrollitakse andmeid ja probleemsed lahtrid värvitakse (hiirega lahtri kohal näed selgitust):

• punane: kohustuslik väärtus puudub;
• kollane: sellist valikut (nt materjali tüüp, seadme tüüp, klient) veel pole, laadimisel luuakse uus;
• sinine: sellist valikut pole ja uut luua ei saa, kasutatakse vaikeväärtust (nt ühiku või tööobjekti tüübi puhul);
• oranž: väärtus on vales vormingus, näiteks kuupäeva või arvu asemel tekst.

Kes näeb ja kes saab muuta

„Haldamise koondleht” ja selle nimekirjalehed on menüüs ADMIN ning avanevad ainult rollile „Administraator”. Teistel lehtedel valikuvälja kõrval olevate nuppudega saavad kirjeid lisada ja muuta ka teised kasutajad, kui ettevõtte seadetes on märgitud „Kasutajatel on vaikimisi lisamise õigus” või kui nende roll annab selleks õiguse (mõned erirollid, nt „Agronoom”, „Masinate hooldus” või „Personal”, oma valdkonna kirjetele). Rollile „Vaatleja” ja „PRIA töötaja” see ilma eraldi õiguseta ei kehti.

Nõuanded

• Enne töödega alustamist mõtle läbi, milliseid töid, masinaid, objekte ja kulukohti soovid mõõta, ja sisesta need. Mida korrektsemad on põhiandmed, seda rohkem saab Terake automaatselt teha (nt Kulukoha reeglid).
• Väli „Väline ID / ID 2” on mõeldud raamatupidamise või muu süsteemi koodi jaoks, mida kasutatakse andmete ekspordil.
• Küsimuste korral kirjuta info@terake.com.

Videojuhendid

Haldamise koondlehe tutvustus