Töötajate seaded

„Töötajate seaded” on ettevõtte töötajate ja kasutajate nimekiri. Siin lisatakse uusi töötajaid, muudetakse nende andmeid, kasutajatunnuseid ja rolle ning arhiveeritakse lahkunud töötajad. Lehte kasutavad „Administraator” ja „Personal” rolliga kasutajad.

Lehe ülesehitus

• Üleval on nupud „Lisa uus töötaja” ja „Lisa failist”. Paremal saab valida, kas näidata „Aktiivne nimekiri” või „Arhiveeritud nimekiri”.
• Tabeli kohal on otsinguväli „Filter…” ning ikoonid: „ava Excelis”, „ava PDF failina”, „Saada e-mailile”, „seadista vaade” (milliseid tulpasid näidata; punane arv näitab peidetud tulpade arvu) ja „Parameetrite hulgimuutmine”.
• Tabeli tulbad on muu hulgas „ID”, „Kasutajanimi”, „Eesnimi”, „Perenimi”, „Amet”, „Üksus / osakond”, „Ülemus”, „Email”, „Telefon”, „Väline ID / ID 2”, „Rollid”, „GPS kohustuslik (mobiilis)”, „Ajaarvestuse tüüp” ja „Tunnihinne”. Tulba pealkirja lehtri-ikooniga saab tabelit tulba väärtuste järgi filtreerida, nooltega sorteerida.
• Tulbas „Tegevused” on iga rea juures kolm nuppu: prügikast („Kustuta”), kahe noolega nupp („Muutu kasutajaks”) ja pliiats („Muuda”). Töötaja vormi avab ka klõps töötaja real.

Kuidas lisada uus töötaja

1. Vajuta „Lisa uus töötaja”.
2. Sisesta „Eesnimi” ja „Perenimi” ning kaks korda „Salasõna” (vähemalt 6 tähemärki). Kasutajanimi tehakse nimest automaatselt.
3. Vali soovi korral „Amet”, „Ülemus”, „Vaikimisi töö”, „Põhimasin” ja „Üksus / osakond” ning sisesta „Email” ja „Telefon”.
4. Kui töötajal on e-posti aadress ja „Saada sisse logimise juhend e-mailile” on märgitud, saadetakse talle e-kiri sisselogimise juhendi ja mobiilirakenduse allalaadimise linkidega valitud „Suhtluskeel” keeles. Kui e-posti aadressi pole, anna kasutajanimi ja salasõna töötajale ise.
5. Vajuta „Salvesta ja sule”. Rolle, kasutajatunnuseid ja faile saab lisada pärast põhiandmete salvestamist.

Uue töötaja saab lisada ainult „Administraator”. Uus töötaja saab alati rolli „Kasutaja”, muud rollid lisatakse vahelehel „Rollid”.

Kuidas lisada töötajaid failist

1. Vajuta „Lisa failist” ja „Vali fail”. Toetatud on Exceli (xls, xlsx), OpenDocumenti (ods) ja komadega eraldatud teksti (csv) failid. Märgi „Failil on päiserida”, kui faili esimeses reas on tulpade nimed.
2. Vali iga tulba kohal, millisesse välja selle tulba andmed lähevad. Kohustuslikud väljad on „Eesnimi”, „Perenimi” ja „Salasõna”.
3. Kontrolli eelvaadet. Lahtrite taustavärv näitab probleeme: punane tähendab tühja kohustuslikku välja, oranž vale andmetüüpi, kollane uut väärtust, mis luuakse (näiteks uus amet või osakond), ja sinine väärtust, mida ei leitud ja mille asemel kasutatakse vaikimisi väärtust.
4. Vajuta „Salvesta”. Tulbas „Laadimise tulemus” näed iga rea tulemust.

Iga faili rida lisab uue töötaja, olemasolevaid töötajaid failist ei uuendata. Sisselogimise juhend saadetakse failist lisatud töötajatele siis, kui neil on e-posti aadress ja see on „Ettevõtte seaded” all lubatud.

Töötaja vorm

Põhiandmed

• „Amet”, „Üksus / osakond”, „Tunnihinne” ja „Töökoormus (%)” kehtivad alates kuupäevast „Muudatuse kuupäev” (vaikimisi tänasest). Sellest kuupäevast alates tehtud tööd seotakse uute väärtustega, varasemad tööd jäävad vanade juurde. Muudatused on näha vahelehel „Töökoha ajalugu”.
• „Kalender (graafik) on nähtav” määrab, kelle töögraafikut töötaja näeb. Ettevõtte vaikimisi väärtus on „Ettevõtte seaded” all.
• „GPS interval (min)” ja „GPS kohustuslik (mobiilis)” määravad töötaja asukoha salvestamise mobiilirakenduses.
• „Isikukood” on lukus, kui see on kinnitatud („Verif?”); kinnitatud isikukoodi saab muuta ainult Terake.
• „Töölepingu alguskuupäev” ja „Töölepingu lõpukuupäev” on töölepingu kehtivus.
• „Töö käivitamise/lõpetamise võimalus brigadiri poolt” lubab „Brigadir” rolliga kasutajal selle töötaja andmeid muuta.
• „Arhiveeritud” viib töötaja arhiveeritud nimekirja. Arhiveerimisel eemaldatakse töötaja ülemuse, osakonna, brigaadide, gruppide ja kinnitajate seostest ning tema PIN-, RFID- ja NFC-kood kustutatakse.
• Olemasoleva töötaja vormil on nupp „Saada sisse logimise juhend e-mailile”, millega saab juhendi saata ka hiljem, näiteks kui e-posti aadress lisati pärast töötaja loomist.

Rollid

Vaheleht on nähtav „Administraator” ja „Personal” rolliga kasutajatele. Märgi töötaja rollid ja vajuta „Salvesta rollid”. Rollide tähendus on kirjas allpool. Sõltuvalt rollidest on vahelehel veel:

• „Brigaadi liikmed” (rolliga „Brigadir”): töötajad, kelle tööd brigadir saab mobiilirakenduses alustada ja lõpetada. Salvesta nupuga „Salvesta brigaadi liikmed”.
• „Kinnitatavad” (rolliga „Kinnitaja”): töötajad, kelle töid kinnitaja saab muuta ja kinnitada. Salvesta nupuga „Salvesta kinnitatavad”.
• „PRIA taotlejad”, saagiaastad ja „Põld” (rolliga „PRIA töötaja”): millised taotlejad, saagiaastad ja põllud on kasutajale nähtavad. Kui midagi pole valitud, näidatakse kõiki. Salvesta nupuga „Salvesta PRIA taotlejad”.
• „Alluvad”: töötajad, kelle „Ülemus” see töötaja on (ainult vaatamiseks).

Kasutajatunnused

• „Muuda salasõna”: uus salasõna (vähemalt 6 tähemärki). Teise töötaja salasõna saab muuta „Administraator”.
• „Muuda kasutajanime”: kasutajanimes peab olema vähemalt 6 tähemärki ja vähemalt üks täht, tühikuid ega täpitähti ei tohi olla.
• „Genereeri uus pin”: loob töötajale uue neljakohalise PIN-koodi, mida ühelgi teisel ettevõtte töötajal ei ole.
• „RFID kood” ja „NFC kood” salvestatakse nuppudega „Uuenda RFID” ja „Uuenda NFC”.

Töökoha ajalugu, Failid ja Log

• „Töökoha ajalugu” näitab perioode, mil töötajal kehtisid amet, osakond, tunnihind ja töökoormus. Pliiatsiga saab perioodi algust ja väärtusi muuta. All on „Summeeritud tööaeg”: summeeritud tööaja arvestuse perioodid („Perioodi pikkus (kuudes)”, „Normtunde”).
• „Failid” on töötajaga seotud dokumentide jaoks (näiteks lepingud, tunnistused).
• „Log” näitab, kes ja millal töötaja andmeid muutis, ning viimast korda, millal töötaja mobiilirakendusega võrgus oli.

Kuidas muuta mitme töötaja andmeid korraga

1. Märgi tabelis vasakpoolses tulbas töötajad.
2. Vajuta ikooni „Parameetrite hulgimuutmine”. Aknas on näha „Kirjete arv”.
3. Märgi väljad, mida muuta (näiteks „Amet”, „Üksus / osakond”, „Ülemus”, „Tunnihinne”, „Kalender (graafik) on nähtav”, „GPS kohustuslik (mobiilis)”, „Arhiveeritud” või „Genereeri uus pin”), vali uued väärtused ja vajuta „Salvesta ja sule”.

Muutu kasutajaks

„Administraator” saab kahe noolega nupuga jätkata teise töötaja nimel, et näha Terakest nii, nagu see töötaja seda näeb (küsimus „Kas jätkata teise kasutajana?”). Selle aja jooksul tehtud muudatused salvestatakse logisse koos administraatori nimega.

Rollid ja õigused

Kui töötajal on mitu rolli, liidetakse nende õigused. Rollid määravad, milliseid menüüpunkte kasutaja näeb ja milliseid andmeid ta saab muuta.

• „Kasutaja” on igal töötajal. Ta kasutab mobiilirakendust ja näeb oma andmeid. Oma töid saab ta muuta seni, kuni need pole kinnitatud.
• „Administraator” näeb ka menüüd „ADMIN” ja saab ettevõttes muuta kõike. Ainult administraator saab lisada uusi töötajaid, muuta teiste salasõnu ja kasutajanimesid, muuta ettevõtte seadeid ja integratsioone („Ettevõtte seaded”, „Integratsioonid”) ning kasutada nuppu „Muutu kasutajaks”. Ta saab muuta ka töid, mis on kinnitatud rohkem kui 30 päeva tagasi.
• „Vaatleja” näeb menüüsid „Töötamine”, „Planeerimine”, „Aruanded” ja „Põllumoodul” ning kõigi töötajate töid, kuid ei näe menüüd „ADMIN”. Roll ise ei anna õigust andmeid lisada ega muuta. Sobib näiteks audiitorile või järelevalvajale.
• „Kinnitaja” näeb menüüsid „Töötamine” ja „Planeerimine”. Ta saab muuta ja kinnitada nende töötajate töid, kes on tema vahelehel „Rollid” märgitud kinnitatavateks, ning töid, millel töötaja puudub.
• „Projektijuht” näeb „Reaalaja info”, „Detailvaade”, „Kinnitamine” ning planeerimise menüüpunkte, sh „Projektid”. Ta saab muuta töid, millel projekt puudub. Projekti juht saab muuta oma projekti töid. Roll lisatakse töötajale automaatselt, kui ta määratakse projekti juhiks.
• „Personal” näeb „ADMIN” all menüüpunkti „Töötajate seaded” ja töötaja vormil vahelehte „Rollid”. Ta saab määrata töötajatele rolle, ka rolli „Administraator”, seega anna see roll ainult usaldusväärsele inimesele.
• „Power user” näeb „Reaalaja info” ja planeerimise menüüpunkte. Ta saab muuta kõiki töid sõltumata kinnitamisest ja alluvussuhtest. Ülemise menüüriba „Kiirlisamine” all on talle rohkem valikuid kui tavalisele kasutajale.
• „Masinate hooldus” näeb menüüd „Hooldusmoodul”. Ta saab muuta rikkeid ja hooldustöid ning vastavalt rolli õigustele masinaid ja materjale.
• „Dispetšer” näeb menüüd „Aruanded”. Ta saab muuta rikkeid ja hooldustöid ning vastavalt rolli õigustele masinaid ja tankimisi. Dispetšerile saadetakse masinatega seotud teavitused (rikked, hoolduse tähtajad, kalendrisündmused).
• „Raamatupidaja” näeb menüüd „Aruanded” ja „ADMIN” all menüüpunkte „Tehtud tööde nimekiri”, „Tankimised”, „Tankimise seaded”, „Transport”, „Saagi vedu” (põllumajandusettevõttes) ja „Allkirjastatud dokumendid”.
• „Agronoom” näeb menüüsid „Planeerimine”, „Aruanded” ja „Põllumoodul”. Ta saab muuta kultuure, mullaproove ja saagiaastaga seotud põllutöid ning vastavalt rolli õigustele tööobjekte (sh põlde) ja materjale.
• „PRIA töötaja” näeb ainult menüüd „PRIA moodul” ja seal põlluraamatut. Ta ei saa midagi muuta ning näeb ainult talle vahelehel „Rollid” määratud taotlejaid, saagiaastaid ja põlde. Roll on mõeldud järelevalvet tegevale PRIA töötajale.
• „Brigadir” saab mobiilirakenduses alustada ja lõpetada oma brigaadi liikmete töid ning muuta nende töötajate andmeid, kellel on märgitud „Töö käivitamise/lõpetamise võimalus brigadiri poolt”.
• „Enda planeerija” näeb planeerimise menüüpunkte ja planeerimises enda ülesandeid.
• „Laohaldus” näeb menüüd „Ladu”.
• „Api (väline IT-süsteem)” on mõeldud kasutajale, mille kaudu teine infosüsteem Terakesega andmeid vahetab.

Mõned õigused ei sõltu rollist:

• Töötaja „Ülemus” saab muuta oma alluva andmeid ja töid.
• Kui „Ettevõtte seaded” all on märgitud „Kasutajatel on vaikimisi lisamise õigus”, saavad kasutajad valikuväljadesse (näiteks tööobjekt, masin, klient) uusi kirjeid lisada ning enda lisatud kirjet 48 tunni jooksul muuta ja kustutada. See ei kehti rollidele „Vaatleja” ja „PRIA töötaja”.
• Masinat saab muuta masina „Vastutav isik”. „Hoolduse eest vastutaja” saab muuta selle masina rikkeid.
• Töö, mis on kinnitatud rohkem kui 30 päeva tagasi, saavad muuta ainult „Administraator” ja „Power user” (saagiaastaga seotud põllutööd ka „Agronoom”).

Nõuanded

• Lahkunud töötajat ära kustuta, vaid arhiveeri, siis jäävad tema tööd aruannetesse alles.
• Kui töötaja amet või tunnihind muutus tagantjärele, vali enne salvestamist õige „Muudatuse kuupäev”, et aruannetes kasutataks õigeid väärtusi.
• Uute töötajate vaikimisi väärtused (sisselogimise juhendi saatmine, suhtluskeel, graafiku nähtavus) on lehel Ettevõtte seaded.
• Tööde muutmise ja kinnitamise kohta loe lehelt Tehtud tööde nimekiri.