Типы документов

На странице «Типы документов» вы управляете типами, которые используются для классификации загруженных файлов, например на вкладке «Файлы» машины, рабочего объекта или работника (например, страховой полис, акт осмотра, договор). В списке также находятся типы изменений складских остатков материалов. Страницей пользуется администратор. Список, загрузка из файла, архивирование и «Массовое изменение параметров» описаны в общем виде на странице Настройки администратора.

Структура страницы

• Кнопки «Добавить новое» и «Добавить из файла» и раскрывающийся список «Активный список» / «Архивированный список».
• В таблице есть столбцы «Действия», «ID» и «Название».
• В списке также находятся общие типы документов Terake. Изменить их нельзя, но кнопкой «Архивировать» в столбце «Действия» можно скрыть их из ваших вариантов.
• С помощью «Массовое изменение параметров» можно только удалить отмеченные типы («Удалено»).

Как добавить или изменить тип документа

1. Нажмите «Добавить новое» или щелкните строку одного из типов вашей компании. Для существующего типа открывается окно «Изменить».
2. Введите «Название типа документа» (обязательно).
3. Нажмите «Сохранить» (окно останется открытым) или «Сохранить и закрыть». В окне также есть кнопки «Удалить» и «Закрыть».

Справа в форме поле «Использование типа документа» показывает, где предлагается этот тип: «Загрузка файла» означает загрузку файлов, «Складской остаток материала» означает изменения складских остатков материалов. В форме это поле изменить нельзя. Типы, добавленные на этой странице, всегда предназначены для файлов.

Как использовать тип документа

1. В форме машины, рабочего объекта, работника или другой записи откройте вкладку «Файлы» и нажмите «Добавить новый файл». Откроется окно «Загрузка файла».
2. Нажмите «Выберите файл» и выберите файл на вашем компьютере.
3. В поле «Тип документа» выберите подходящий тип. Кнопкой «плюс» рядом с полем выбора можно сразу добавить новый тип.
4. Нажмите «Загрузить файл». В списке файлов тип показывается в столбце «Тип документа».

Типы изменений складских остатков материалов (например, покупка, списание) выбираются в форме, которая открывается кнопкой «Ввести остаток на складе» на вкладке «Инвентаризация» формы материала. Новый тип такого вида добавляется там же кнопкой «плюс» рядом с полем выбора.

Как загрузить типы из файла

Нажмите «Добавить из файла» и следуйте шагам на странице Настройки администратора. Единственное поле в файле – «Название типа документа», и оно обязательно. Типы, загруженные из файла, предназначены для файлов.

Кто может видеть и изменять

Страница находится в меню «Администратор» и открывается только для роли «Администратор», который может добавлять, изменять и удалять типы документов компании. Общие типы Terake можно только архивировать для своей компании. Никакая другая роль не дает отдельного права добавлять или изменять типы документов. Если в настройках компании отмечено «Пользователи по умолчанию имеют право создавать», другие пользователи, кроме «Наблюдатель» и «Сотрудник PRIA», могут изменить запись, добавленную ими, в течение 48 часов после добавления.

Советы

• Выбор типа документа при добавлении файла не обязателен, но типы облегчают последующий поиск файлов.
• Собственные типы вашей компании можно только удалить, а не архивировать. Если название типа не подходит, лучше измените название.