Заправки

«Заправки» — это список заправок машин компании. Заправки поступают из мобильного приложения, из интеграции с автозаправочной станцией или из файла, а также могут быть добавлены вручную. Страницей пользуются «Администратор» и «Бухгалтер».

Структура страницы

• Вверху находятся кнопки «Добавить заправку» и «Добавить из файла».
• Фильтры «Работник», «Машина» и «Топливо», быстрый выбор периода и даты, а также выбор «на экране» или «Файл MS Excel». Нажмите «Показать».
• Столбцы таблицы: «ID», «Время заправки», «Имя работника», «Топливо», «Машина», «Рег. №», «Топливная карта», «Количество», «Остаток топлива», «Моточасы», «Километры», «Цена нетто», «Налоги», «Итоговая цена», «Создал», «Внешний ID / ID 2» и «Доп. информация». В столбцах количества и цены внизу указан итог.
• Над таблицей находятся значки «открыть в Excel», «открыть как файл PDF», «Отправить на электронную почту», «установить вид» и «Массовое изменение параметров» (для удаления сразу нескольких выбранных заправок).

Как добавить заправку

1. Нажмите «Добавить заправку».
2. Введите «Время заправки», «Количество топлива» и «Остаток топлива в баке (до заправки)». При желании введите «Километры» и «Моточасы».
3. Выберите «Работник», «Машина» и «Топливо», а при необходимости «Топливная карта».
4. При желании введите «Цена нетто», «Налоги», «Итоговая цена» и «Доп. информация».
5. Нажмите «Сохранить и закрыть».

Чтобы изменить существующую заправку, щелкните ее строку в таблице. Если заправка была выполнена во время работы, в форме также отображается «ID рабочей записи». Чтобы удалить заправку, нажмите значок корзины в ее строке.

Как загрузить заправки из файла

1. Нажмите «Добавить из файла», нажмите «Выберите файл» и выберите файл Excel, OpenDocument или csv.
2. Выберите поле над каждым столбцом. «Время заправки», «Имя работника», «Машина», «Название топлива» и «Количество» обязательны; можно также загрузить «Остаток топлива», «Моточасы» и «Километры».
3. Проверьте предварительный просмотр. Работник и машина должны уже существовать в Terake; новое топливо создается (желтый фон). Оранжевый фон означает неверный тип данных, например текст вместо даты или числа.
4. Нажмите «Сохранить».

Даты могут быть ячейками даты Excel или OpenDocument либо текстом в форме ДД.ММ.ГГГГ или ГГГГ-ММ-ДД.

Интеграции с автозаправочными станциями

Интеграцию с автозаправочной станцией создает «Администратор» на странице Интеграции.

• Alexela: заправки загружаются в Terake раз в день утром за предыдущий день. Некоторые заправки могут поступать в систему Alexela с опозданием на несколько дней; тогда они загружаются позже. См. также Автоматические процессы.
• Piusi B.Smart: заправки загружаются каждый час.

Заправка, поступившая из интеграции, связывается с работником по имени, а с машиной — по регистрационному номеру. Имя должно быть абсолютно одинаковым в обеих системах (имя и фамилия). Если работника с таким именем в Terake нет, добавляется новый работник. Если машины с таким регистрационным номером нет, добавляется новая машина. Если в заправке нет имени или регистрационного номера, используются работник и машина, связанные с топливной картой.

Если у машины нет регистрационного номера (например, у газонокосилки), вы можете присвоить ей в обеих системах один и тот же условный регистрационный номер. Если в системе автозаправочной станции вместо имени человека указано что-то другое (например, название отдела), это название добавляется в Terake как работник.

Если вы хотите, чтобы заправки Circle K, Olerex, Neste, Terminal или JetOil загружались автоматически, свяжитесь с нами: info@terake.com.

Кто может видеть и изменять

Страницу видят «Администратор» и «Бухгалтер». Заправки другой компании изменить нельзя.

Советы

• Остаток топлива машин и рассчитанный расход топлива вы найдете на странице Настройки заправки.
• Если интеграция создала дубликат работника или машины, сделайте имя или регистрационный номер одинаковыми как в Terake, так и в системе автозаправочной станции.