Tere tulemast Terakesse

Terake on töö- ja tööajaarvestuse süsteem. Töötajad alustavad ja lõpetavad töid mobiilirakenduses, juht näeb reaalajas, kes mida teeb, ning töötunnid, masinad, materjalid ja kulud jõuavad aruannetesse ilma käsitsi ümberkirjutamiseta. Sama süsteemi kasutatakse väga erinevates ettevõtetes: ehituses, transpordis, hoolduses, tootmises, teenindustöödel ja põllumajanduses.

Alustamine on lihtne: esmalt kirjeldad ettevõtte, siis lisad töötajad, masinad ja töökohad ning kutsud töötajad rakendust kasutama. Allolevad sammud on soovitatud järjekorras; sammud 1 kuni 6 on vajalikud, ülejäänud teed siis, kui neid vajad.

Kõigi seadistuste tegemiseks on vaja rolli „Administraator”.

1. Kontrolli ettevõtte seaded

Ava menüüs Admin leht Ettevõtte seaded ja klõpsa ettevõtte real. Kontrolli vahelehel „Põhiandmed” ettevõtte nime, riiki (selle järgi arvestatakse riigipühi), valuutat ja ettevõtte tüüpi. Märgi seal ka „Saada sisse logimise juhend e-mailile” ja vali „Suhtluskeel”: siis saavad uued töötajad lisamisel automaatselt e-kirja rakenduse allalaadimise linkidega.

Vahelehel „Tööpäeva seaded” sisesta „Normtunde päevas” ja „Ületunde päevas”. Neid kasutatakse tööaja arvestuses ja nende järgi lõpetab Terake töö, mille töötaja unustas lõpetada. Soovi korral lisa seal automaatsete pauside reeglid, vt Automaatsed protsessid.

2. Lisa töö nimed

Töö nimi ütleb, mis tööd tehakse (näiteks „Paigaldus”, „Sõit”, „Hooldus” või „Koosolek”). Töötaja valib selle töö alustamisel, seega tee nimekiri selliseks, et iga töötaja saab seda ilma abita kasutada. Terakesse on juba lisatud mõned ühised töö nimed, ülejäänud lisa ise lehel Tööde nimed. Tunnihinna võid lisada kohe või hiljem.

3. Lisa töötajad

Töötaja on igaüks, kes Terakes tööd teeb või andmeid vaatab. Töötajad lisatakse lehel Töötajate seaded:

• Ükshaaval: vajuta „Lisa uus töötaja”, sisesta nimi, salasõna (vähemalt 6 tähemärki) ja e-posti aadress.
• Failist: kui töötajaid on palju, vajuta „Lisa failist” ja vali Exceli või csv-fail. Terake näitab eelvaadet ja märgib probleemsed lahtrid värvidega, enne kui midagi salvestatakse.

Igal uuel töötajal on automaatselt roll „Kasutaja”, millega ta saab mobiilirakenduses tööd teha ja oma töid vaadata. Juhtidele ja teistele lisa vajalikud rollid töötaja vormi vahelehel „Rollid”, näiteks „Kinnitaja” tööde kinnitamiseks, „Personal” töötajate haldamiseks või „Dispetšer”. Rollide tähendus on kirjas sõnastikus. Kui töötaja ülemus on määratud, näeb ja kinnitab ülemus tema töid.

Ameteid, osakondi ja töötajate gruppe pole alguses vaja: lisa need hiljem, kui hakkad aruandeid selle järgi jagama (Ametid, Üksused / osakonnad).

4. Lisa masinad ja seadmed

Kui töödel kasutatakse masinaid, sõidukeid või seadmeid, lisa need lehel Masinad ja seadmed, ükshaaval või failist. Vähemalt nimi ja seadme tüüp on vajalikud; registrinumber aitab hiljem siduda masina tankimiste ja telemeetriaga. Märgi, kas masin on põhimasin, haakeriist või hooldusüksus. Seadmete tüübid kirjeldad lehel Seadmete tüübid. Kui masinaid ei kasutata, jäta see samm vahele.

5. Lisa tööobjektid ja kliendid

Tööobjekt on koht, kus või mille kallal tööd tehakse: ehitusobjekt, hoone, ladu, aadress või hooldatav seade. Lisa need lehel Tööobjektid, ükshaaval või failist. Aadressi sisestamisel määrab Terake koordinaadid ja objekt ilmub kaardile; seda kasutatakse hiljem muu hulgas töö asukoha kontrollimiseks ja töö automaatseks sidumiseks objektiga. Kui tööd tehakse klientide heaks, lisa ka Kliendid ja partnerid. Mõlemad on valikulised: töö saab alustada ka ilma objekti ja kliendita.

Põllumajandusettevõtte tüübi korral lisandub menüü Põllumoodul, kus põllud ja põllutööde andmed on kirjeldatud; need ei kuulu alustamise põhisammude hulka.

6. Kutsu töötajad rakendust kasutama

Töötajad alustavad ja lõpetavad töid mobiilirakenduses Terake Worker.

1. Kui sinu töötaja lisamisel oli märgitud „Saada sisse logimise juhend e-mailile” ja töötajal on e-posti aadress, saab ta e-kirja koos rakenduse allalaadimise linkidega ja saab ise endale salasõna luua. Seda saab hiljem uuesti saata töötaja vormilt sama nimega nupuga.
2. Kui e-posti aadressi pole, anna töötajale kasutajanimi ja salasõna ise.
3. Töötaja laeb rakenduse telefoni, logib sisse ja valib töö alustamiseks töö nime (ja vajadusel tööobjekti, masina jt). Põhimõte on sama kui lehel Alusta tööga, mida saab veebis kasutada arvutis.

Palu esimestel päevadel töötajatel olla rakenduse uusimas versioonis ja lubada telefonis asukohateenused, kui ettevõte soovib töö asukohta registreerida. Töötajad, kelle telefon on vahepeal levist väljas, saadavad andmed edasi, kui levi tagasi tuleb.

7. Vaata, kuidas töö jõuab süsteemi

Kui esimene töötaja on töö alustanud, näed seda kohe lehel Reaalaja info. Lõpetatud töö ilmub lehele Kinnitamine, kus juht selle üle vaatab ja kinnitab. Pärast kinnitamist läheb töö tööaja arvestusse: Tööaja tabel, Statistika ja aruanded. Kõiki töid, ka kinnitamata, näed lehel Detailvaade.

Töötaja, kes unustab töö lõpetada, ei sega arvestust: Terake lõpetab käima jäänud töö ise, vt Automaatsed töö kestust mõjutavad protsessid.

Mida teha edasi

• Planeerimine: tööülesanded kalendris, töögraafikud ja puhkused menüüs Planeerimine.
• Kulukohad ja projektid, kui soovid kulusid jaotada: Kulukohad ja Projektid.
• Aruanded: materjalikasutus, transport, tankimine ja teised kokkuvõtted menüüs Aruanded.
• Hooldus ja rikked: masinate hoolduste planeerimine ja rikete jälgimine menüüs Hooldusmoodul.
• Integratsioonid: telemeetria, tankimiste laadimine, raamatupidamine ja Maksu- ja Tolliameti TTKI lehel Integratsioonid.
• Sõnastik: Terakese mõistete selgitused leiad sõnastikust.

Iga lehe juurest leiab abi ka nupuga „Abi”, mis avab selle lehe juhendi. Kui jääd hätta, kirjuta aadressil info@terake.com.

Leidke oma teema ülaltoodud menüüst.