Отделы

На странице «Отделы» вы описываете структуру компании: более крупные подразделения и отделы в них. К подразделению привязываются работники, машины, рабочие объекты, клиенты, проекты и смены, а варианты выбора, планирование и отчеты можно ограничивать по подразделению. Страницей пользуется администратор. Список, загрузка из файла, архивирование и «Массовое изменение параметров» описаны в общем виде на странице Настройки администратора.

Структура страницы

• Кнопки «Добавить новый отдел» и «Добавить из файла» и выпадающий список «Активный список» / «Архивированный список».
• Столбцы таблицы: «ID», «Имя», «Внешний ID / ID 2», «Подразделение» (вышестоящее подразделение, к которому относится отдел), «Архивировано» и «Подразделение» (отметка, что запись является подразделением).
• Щелчок по строке открывает окно «Изменить отдел». Кнопка с корзиной в строке удаляет запись.
• «Массовое изменение параметров» позволяет архивировать или удалять выбранные строки.

Как добавить или изменить подразделение или отдел

1. Нажмите «Добавить новый отдел» или щелкните строку существующей записи.
2. На вкладке «Основные данные» введите «Имя» (обязательно) и, при необходимости, «Внешний ID / ID 2», например бухгалтерский код.
3. Если это подразделение верхнего уровня, отметьте «Подразделение». Поле «Подразделение» при этом остается пустым и заблокированным.
4. Для отдела выберите в поле «Подразделение», к какому подразделению он относится. Вариантами выбора являются записи с отметкой «Подразделение». Кнопкой с плюсом можно добавить новое подразделение прямо здесь.
5. Нажмите «Сохранить» (окно остается открытым) или «Сохранить и закрыть».
6. Чтобы связать типы работ, откройте вкладку «Типы работ» (см. ниже).

Поля:

• Имя: название подразделения или отдела, показываемое в вариантах выбора и отчетах.
• Внешний ID / ID 2: код в другой системе, используемый при экспорте данных.
• Подразделение (отметка подразделения): запись является подразделением верхнего уровня, под которое можно помещать отделы. Когда вы ставите отметку, вышестоящее подразделение записи удаляется.
• Подразделение (поле выбора): вышестоящее подразделение, к которому относится отдел. Запись не может быть собственным подразделением; при попытке показывается сообщение об ошибке.

Как связать типы работ с подразделением

1. Сохраните подразделение. До этого на вкладке «Типы работ» показывается сообщение «Пожалуйста, сохраните основные данные, чтобы продолжить».
2. Откройте вкладку «Типы работ». В блоке «Связи» перечислены все типы работ с флажками.
3. Отметьте типы работ этого подразделения и нажмите «Сохранить».

Связанные типы работ показываются в вариантах выбора первыми. Ту же связь можно изменить в форме типа работы на вкладке «Отделы», см. Типы работ.

Как архивировать или удалить подразделение

• В окне изменения нет флажка «Архивировано». Чтобы архивировать, отметьте строки в таблице и используйте «Архивировано» в «Массовое изменение параметров». Архивированное подразделение больше не попадает в варианты выбора, но остается в прежних данных.
• Чтобы удалить, нажмите «Удалить» в окне изменения или кнопку с корзиной в строке. Удаление убирает подразделение у всех работников, машин, рабочих объектов, клиентов, подотделов, работ, планов, типов работ и записей графика. Если подразделение уже использовалось, обычно лучше его архивировать.

Где используются подразделения

• В карточке работника выбирается «Подразделение / отдел», и оно действует с даты изменения, см. Работники.
• Подразделение можно также задать в формах машины, рабочего объекта, клиента, проекта и смены.
• На многих страницах (например, Подробный вид) работы и работников можно фильтровать по подразделению.
• Если пользователь принадлежит подразделению (с отметкой «Подразделение») или одному из его отделов, Terake показывает ему в вариантах выбора и во многих списках только работников, машины, рабочие объекты, типы работ и клиентов этого подразделения и его отделов, а также записи, у которых подразделение не задано. Так более крупная компания может разделять работу между подразделениями.

Кто может видеть и изменять

Страница находится в меню «Администратор» и открывается только для роли «Администратор», которая может добавлять, изменять и удалять подразделения компании. Никакая другая роль не дает отдельного права добавлять или изменять подразделения. Если в настройках компании отмечено «Пользователи по умолчанию имеют право создавать», другие пользователи, кроме ролей «Наблюдатель» и «Сотрудник PRIA», также могут добавлять новую запись кнопкой с плюсом рядом с полем выбора «Подразделение / отдел» в формах на других страницах и изменять добавленную ими запись в течение 48 часов после добавления.

Советы

• При загрузке из файла обязательно «Имя»; можно также загрузить «Внешний ID / ID 2». Связь между подразделением и отделом задайте в форме после загрузки.
• Нескольких работников можно сразу перевести в подразделение на странице Работники с помощью «Массовое изменение параметров».