Центры затрат

На странице «Центры затрат» вы управляете центрами затрат: подразделениями, видами деятельности или оборудованием, затраты которых учитываются отдельно. Центр затрат можно выбрать для работы, проекта, смены и строки графика работы, а затраты на работу можно разделять по центрам затрат в отчётах и в экспорте в бухгалтерию. Страницей пользуется администратор. Список, загрузка из файла, архивирование и «Массовое изменение параметров» описаны в общем виде на странице Настройки администратора.

Структура страницы

• Кнопки «Добавить новый центр затрат» и «Добавить из файла» и раскрывающийся список «Активный список» / «Архивированный список». Активные центры затрат отображаются в вариантах выбора, архивированные – нет.
• Столбцы таблицы: «ID», «Название центра затрат», «Внешний ID / ID 2» и «Архивировано».
• С помощью «Массовое изменение параметров» можно сразу архивировать или удалить отмеченные центры затрат.

Как добавить или изменить центр затрат

1. Нажмите «Добавить новый центр затрат» или нажмите на строку существующего центра затрат. Откроется окно «Добавить новый центр затрат» или «Изменить центр затрат».
2. Введите «Название центра затрат» (обязательно). Это название пользователи видят в вариантах выбора для работ и планов.
3. При необходимости введите «Внешний ID / ID 2»: код центра затрат в бухгалтерии или другой системе, используемый при экспорте данных.
4. Когда центр затрат больше не используется, отметьте «Архивировано». Центр затрат исчезает из вариантов выбора, но остаётся у прежних работ и в отчётах.
5. Нажмите «Сохранить» (окно остаётся открытым) или «Сохранить и закрыть».

Чтобы удалить центр затрат, откройте его и нажмите «Удалить». Если центр затрат уже использован в работе, лучше архивировать его.

Как загрузить центры затрат из файла

1. Нажмите «Добавить из файла» и выберите файл Excel.
2. Сопоставьте столбцы с полями: «Название центра затрат» обязательно, также можно загрузить «Внешний ID / ID 2».
3. Нажмите «Сохранить». Более подробное описание находится на странице Настройки администратора.

Как центр затрат попадает в работу

• Работник или руководитель выбирает центр затрат в поле «Центр затрат» на форме выполненной работы. Поле необязательное.
• В строке графика работы центр затрат берётся из выбранной смены, а если он там пуст – из выбранного проекта. Если рабочее время работника учитывается по графику, работа, связанная с графиком, получает центр затрат строки графика.
• Если у работы нет центра затрат, он задаётся правилами центров затрат при завершении работы и при ночной проверке, см. Правила центров затрат.
• Если для проекта выбран центр затрат, Terake автоматически создаёт для этого проекта правило центра затрат (название правила – название проекта). Когда центр затрат проекта меняется, меняется и правило; когда центр затрат удаляется, правило удаляется.

Кто может это видеть и изменять

Страница находится в меню «Администратор» и открывается только для роли «Администратор», которая может добавлять, изменять и удалять центры затрат компании. Роль «Бухгалтер» может добавлять и изменять центры затрат с помощью кнопок с карандашом и плюсом рядом с полем выбора «Центр затрат» на формах других страниц. Если в настройках компании отмечено «Пользователи по умолчанию имеют право создавать», другие пользователи, кроме «Наблюдатель» и «Сотрудник PRIA», также могут добавить новый центр затрат кнопкой с плюсом и изменить добавленный ими центр затрат в течение 48 часов после добавления.

Советы

• Центр затрат можно задать также для смены (Смены) и проекта (Проекты); тогда работнику не нужно выбирать его.
• Сводки по центрам затрат находятся в отчётах, где можно группировать или фильтровать по центру затрат.