Отчет по задачам

«Отчет по задачам» показывает задачи в таблице вместе с их статусом: выполнена ли задача, выполняется или не выполнена, и сколько времени и денег фактически потребовала запланированная работа. Отчет помогает следить за ходом работ и сравнивать план с тем, что произошло на самом деле.

Структура страницы

• Фильтры: «Работник», «Тип работы», «Машина», «Проект», «Клиенты и партнеры», «Рабочий объект» и период (быстрый выбор или даты). Нажмите «Показать».
• Таблица: одна строка на задачу. Цвет строки показывает ее состояние:
  • зеленый – работа завершена;
  • желтый – работа выполняется или не завершена;
  • розовый – запланированное окончание прошло, а завершенной работы нет, либо задача отклонена или ее время изменено.
• Значки над таблицей: поле поиска, скачивание в Excel и PDF, отправка по электронной почте, выбор показываемых столбцов (шестеренка) и «Массовое изменение параметров».

Основные столбцы

• «Статус» и «Статус задачи»: состояние задачи, например «Завершено» или «Задача отклонена».
• «Запланированное начало», «Запланированное окончание», «Планируемая стоимость».
• «Имя работника», «Тип работы», «Машина», «Орудие», «Проект», «Место работы», «Адрес», «Регион», «Единица обслуживания», «Адрес единицы обслуживания», «Центр затрат».
• «Клиент», «Контактное лицо», «Контактный телефон», «Партнер».
• «Тема события», «Информация о плане», «Кем добавлено», «Время создания задачи».
• Данные завершенной работы: «Фактическая продолжительность» и «Фактические затраты»; под шестеренкой можно добавить, например, «ID рабочей записи», «Фактическое начало», «Фактический работник», «Утверждающий», «Счет выставлен», «Материалы», «Документ», «Изображения» и «Подтверждение клиента».

Как пользоваться отчетом

1. Выберите период и, при необходимости, фильтры и нажмите «Показать».
2. Нажмите на строку, чтобы открыть форму задачи. Там задачу можно изменить, сохранить или удалить.
3. Чтобы отметить несколько задач как выполненные сразу, выберите строки флажками и воспользуйтесь «Массовое изменение параметров».
4. Кнопка корзины в строке удаляет задачу.

Когда вы открываете отчет из просмотра проекта кнопкой «Отчет по задачам», в фильтре уже указан этот проект, а вверху есть кнопка «Вернуться к просмотру проекта».

Что происходит, когда задача отмечается выполненной

Когда вы отмечаете задачу выполненной (кнопкой «Сохранить и отметить выполненным» на форме или сразу несколько через «Массовое изменение параметров» с «Отметить как выполненное»), для каждой задачи создается рабочая запись:

• начало и окончание работы = «Запланированное начало» и «Запланированное окончание» задачи;
• работник = работник задачи (если его нет, то человек, нажавший кнопку); работа создается в компании этого работника;
• тип работы, рабочий объект, машина, орудие, проект, центр затрат, клиент и единица обслуживания берутся из задачи;
• если у задачи есть работник и тип работы, работа утверждается автоматически и сразу попадает в учет рабочего времени;
• если запланированный период длиннее 28 часов и у задачи есть тип работы, работа сокращается до 24 часов (см. Автоматические процессы, влияющие на продолжительность работы).

Поэтому перед тем, как отметить задачу выполненной, всегда проверяйте, что запланированные начало и окончание соответствуют тому, что вам нужно в учете рабочего времени.

Задачи, поставленные партнером

Если другая компания поставила задачу вашей компании на выполнение (столбец «Партнер»), вы видите эту задачу здесь. При отметке ее выполненной рабочая запись создается в вашей компании для вашего работника, но рабочий объект остается объектом заказчика. Запланированное время заказчика часто означает срок, а не продолжительность работы. Если продолжительность не должна попасть в рабочее время вашего работника, перед отметкой задачи выполненной задайте «Запланированное начало» и «Запланированное окончание» одинаковыми (продолжительность 0). Подробнее: Задачи партнера.

Кто может видеть и изменять

Страница видна ролям Администратор, Утверждающий, Наблюдатель, Агроном, Самостоятельный планировщик, Опытный пользователь и Руководитель проекта. Самостоятельный планировщик видит только свои задачи, если у него нет также роли Администратор или Опытный пользователь. Задачу могут изменять Администратор, человек, добавивший задачу, и руководитель работника задачи. Наблюдатель без дополнительных прав может только просматривать форму.

Советы

• Задачи добавляются на странице Задачи, где также описаны поля формы.
• Столбцы фактических затрат и продолжительности содержат данные только после того, как из задачи создана рабочая запись.
• Работы, отмеченные выполненными, находятся на странице Подробный вид. Автоматически утвержденные работы не попадают на страницу Утверждение.