Архивирование

На странице «Архивирование» (заголовок «Статистика и архивирование») администратор видит, насколько активно машины, навесное оборудование, типы работ, материалы, центры затрат, работники, поля и рабочие объекты компании использовались в работах в последние месяцы. Так вы находите записи, которые больше не используются, и можете архивировать или удалить их в одном месте.

Структура страницы

• Вверху два выбора: что просматривать («Машина», «Орудие», «Тип работы», «Материал», «Центр затрат», «Работник», «Поле» или «Рабочий объект») и за сколько месяцев («последний 1 месяц», «последние 3 месяца», «последние 6 месяцев» или «последние 12 месяцев»), затем кнопка «Показать».
• Кнопка «Переключить статус архива» меняет статус архива отмеченных строк.
• Столбцы таблицы: «Действия» (значки корзины и архива), «ID», «Имя», для каждого месяца — количество работ в этом месяце (подтверждённых и неподтверждённых), «Использовано всего» и «Архивировано» (галочка у архивированной записи).
• Столбцы месяцев идут назад на выбранное количество месяцев, вплоть до текущего месяца. Щёлкните заголовок столбца, чтобы отсортировать таблицу, например, чтобы наименее используемые записи оказались первыми.
• Над таблицей находятся поле поиска и кнопки для загрузки таблицы в виде файла Excel или PDF и для выбора столбцов.

Как найти неиспользуемые записи

1. Выберите, что просматривать, например «Машина».
2. Выберите период, например «последние 12 месяцев».
3. Нажмите «Показать».
4. Отсортируйте таблицу по столбцу «Использовано всего» или по столбцам последних месяцев. Записи без работ в столбцах месяцев в этом периоде не использовались.

Как архивировать записи

• Чтобы архивировать одну запись, нажмите значок архива в её строке. Нажатие на нём в строке архивированной записи снова делает запись активной.
• Чтобы архивировать сразу несколько записей, отметьте строки флажком слева и нажмите «Переключить статус архива». Кнопка меняет статус каждой отмеченной записи на противоположный: активная запись архивируется, а архивированная восстанавливается. Поэтому отмечайте за один раз только записи с одинаковым статусом.

Архивированные записи больше не появляются в вариантах выбора для новых работ, но остаются у прежних работ и в отчётах. На страницах администратора они находятся в «Архивированном списке», где их также можно восстановить.

Как удалить запись

1. Нажмите значок корзины в строке записи.
2. Подтвердите удаление.

Удаляйте только записи, которые никогда не использовались. Для использованной записи лучше выбрать архивирование, чтобы прежние работы и отчёты оставались полными.

Кто может видеть и изменять

Только «Администратор» видит страницу, архивирует и удаляет записи. Изменения касаются только записей вашей компании.

Советы

• Данные отдельных записей вы изменяете на страницах администратора, например Машины и оборудование, Типы работ, Материалы и Настройки работников.
• Обзор страниц администратора находится на странице Настройки администратора.