ADMIN>Töötajad> ja variandid on üleval +Lisa uus (ükshaaval) või +Lisa failist (tuleb täita failis küsitud väljad)
Iga töötaja lisatakse kui Kasutaja rollis – rollide muutmiseks Töötaja nimekirja paremal „Tegevused“ tulbas pliiats saab muuta, sh. rolle. PS! kui kasutajale on lisatud e-posti aadress siis saadetakse juhised sisselogimise ja parooli muutmiseks kui ei siis tuleb kasutajale parool ja kasutajanimi edastada
Kasutajatunnuste muutmiseks vali kolmas TAB
Kasutajate lisamisel sisestades e-posti aadressi saavad loodud kasutajad info mobiilirakenduse allalaadimiseks ja saavad luua ka oma uue salasõna.
Andmete importimine failist
Faili sisse lugemisel tehakse mingi elementaarne valideerimine, ja kui kompuutrile midagi ei meeldi siis hoiatusi seda indikeeritakse taustavärvidega: PUNANE: kohustuslik väli on tühi, KOLLANE: sellist klassifikaatorit pole ja luuakse uus (nt, amet, projekt, kulukoht jne), SININE: sellist klassifikaatorit pole, aga kasutatakse defaulti (nt. materjali tüüp 10: “muu”), ORANZ: andmed veerus on vale tüüpi, näiteks kuupäeva või numbri asemel on sõna (veergude andmetüüpe pole igal pool kirjeldatud, aga näiteks on see kasutusel kütuse tankimise lisamisel failist).
Toetatud ja testitud on xls, xlsx, ods ja csv formaadid, Excel .xls ja .xlsx; komadega eraldatud tekst: .csv, .prn, .txt; OpenDocument .ods. Võivad töötada ka järgmised formaadid: dBase .dbf; .html table; .rtf; Lotus 1-2-3 .wks; flat .xml, kuid nende failide tugi on eksperimentaalne ja pole alati õige tulemus garanteeritud.
Lubatud kuupäeva (kuupäev veergu nõuab hetkel ainult kütuse tankimised) formaadid on: mida iganes Excel ja OpenDocument genereerivad; ja tekstifailides formaadid DD.MM.YYYY ja YYYY-MM-DD
Kui failis on “väline id/id2” ja Terakese baasis on sellega kattuv “väline id/id2” siis ei lisata uut kirjet vaid olemasolev kirjutatakse üle. See võimaldab laadida ühte faili mitu korda ilma et tekiks topelt kirjeid. Kui terake baasis on mitmel kirjel üks ja sama “väline id/id2” siis uuendatakse nendest ainult kõige esimene (kõige vanem). Kui lisatavas failis on mitmel kirjel üks ja sama “väline id/id2” siis lisatakse ainult kõige viimane
Rollid
Üldine põhimõte on, et kõik saavad valikuakendesse (Tööobjekt, Masin, Klient, Kontaktisik, Kütus, Töötaja, Projekt, Töö nimi, Osakond, Dokumendi tüüp, Kulukoht jne) lisada uusi kirjeid. Selle mõte on muuta töö Terakesega sujuvamaks ja vähendada “Admin” rolli omanike töökoormust: iga veebiliidese kasutaja kes avastab, et mingi firmas kasutusel olev asi on Terakesest puudu, saab selle kohe ise lisada ilma Admin’i tülitamata. Uue kirje loonud isik saab enda tehtud kirjet 48 tunni jooksul tagantjärele muuta ja kustutada. Selle 48 tunni reegli mõte on selles, et kui uue kirje loonud kasutaja avastab, et on näiteks nime valesti kirjutanud või on loonud duplikaadi, siis ta saab oma vea ise parandada ilma Admin’i tülitamata, samas ta ei saa hakata muutma või kustutama andmeid mitmeid nädalaid või aastaid hiljem kus tema loodud objekt on juba kasutusel ka teiste poolt või nende andmete pealt on genereeritud aruandeid.
- “Admin” näeb muu hulgas menüüpunkti “Admin” ja saab seal ja ka mujal muuta kõike ja igal ajal. Admin on ainuke kes saab muuta kasutajate rolle.
- “Vaatleja” näeb paljusid menüüpunkte, aga ei näe “Admin” menüüpunkti. See roll üksinda ei anna õigust andmeid muuta. Roll on mõeldud kasutajatele, kes saavad ainult vaadata, mitte muuta ega sisestada. Näiteks teevad järelevalvet, näiteks audiitoritele ja riikliku järelevalve töötajatele.
- “Kinnitaja” näeb “Töötamine” menüüpunkti ja kõike seal all ja saab muuta ja kinnitada neid Töid kus töötaja puudub või kus töötaja on üks tema kinnitatavatest. 30 päeva peale kinnitamist enam töid muuta ei saa, siis peab ADMIN enne kinnitamise eemaldama ja siis saab jälle muuta.
- “Projektijuht” näeb planeerimise ja projektiga seotud menüüpunkte ja saab muuta neid Töid, kus projekt puudub või kus tema on tööga seotud projekti juht. Projektijuhi roll tekib töötajale automaatselt kui ta mõnes projektis projektijuhiks määrata.
- “Personal” Töötajate seaded, saab lisada ja muuta töötajaid/kasutajaid
- “Power User” saab muuta: Tööülesanne, Graafik ja Töö hoolimata kinnitamise või alluvussuhtest. Üleval menüüribal “kiirlisamise” nupust avaneb talle rohkem valikuid kui tavalisele kasutajale.
- “Masinate hooldus” näeb menüüpunkti “Hooldusmoodul” ja saab muuta Masin, Hooldustöö, Rike, Materjal,
- “Dispetšer” saab muuta Masin, Hooldustöö, Rike, Tankimine. Dispetšer kasutaja rolliga emailile saadetakse kõik süsteemi e-kirjad
- “Raamatupidaja” näeb Admin menüü all alam menüüpunkte “Tehtud tööde nimekiri”, “Tankimised”, “Tankimise seaded”, “Transport”, “Silo transport” (põllumajandusettevõtetel), “Allkirjastatud dokumendid”,
- “Agronoom” näeb menüüpunkti “Põllumoodul” ja saab muuta Tööobjekt (sealhulgas Põld), Kultuur, Materjal, Mullaproov.
- “PRIA kasutaja” näeb menüüpunkti “Põllumoodul” kuid muuta seal midagi ei saa. Põllumoodulis näeb ta neid põlde ja saagiaastaid mis on talle määratud. See roll on mõeldud PRIA-s töötajatele kes teevad järelevalvet.
- Õigus tööd näha on “Adminil“, “Vaatlejal“, töötajal endal, töötaja Ülemusel, “Kinnitajal” kellele töötaja on määratud kinnitatavaks, Tööga seotud projekti juhil.
- Töid saab muuta töötaja ise, seni kuni töö pole kinnitatud.
- Töötajat ja tema Tõid saab muuta töötajale määratud “Ülemus”.
- Töötajat saab muuta “Brigadir” juhul kui töötaja juures on linnutatud “Töö käivitamise/lõpetamise võimalus brigadiri poolt”.
- Masinat või seadet saab muuta masinale määratud “Vastutav isik” ja “Hoolduse eest vastutaja”.